Jaką kasę fiskalną wybrać?

Dla kogo kasa fiskalna?

Dla każdego podatnika, który swoje towary sprzedaje rolnikom ryczałtowanym lub osobom fizycznym nie prowadzącym działalności gospodarczej, chyba że obroty podatnika w poprzednim roku nie przekroczyły 20 000 zł.

Istnieje jednak wiele odstępstw od tej zasady. Bez względu na osiągane obroty kasę fiskalną powinny posiadać na przykład: punkty wymiany opon, warsztaty samochodowe, dentyści, lekarze, biura rachunkowe, prawnicy, firmy handlujące perfumami, fryzjerzy, firmy gastronomiczne, firmy wykonujące przeglądy techniczne pojazdów. [na podstawie: http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20140001544]

Jakie obowiązki spoczywają na posiadaczu kasy fiskalnej?

Z posiadaniem kasy wiążą się następujące czynności:

• Wydawanie dokumentów potwierdzających zakup (oryginał paragonu fiskalnego)
• Przechowywanie przez minimum 5 lata od zakończenia roku rozliczeniowego kopi paragonów (w formie papierowej lub elektronicznej)
• Generowanie raportów (dziennych, miesięcznych, rocznych)
• Przechowywanie przez 5 lat raportów (licząc od zakończenia roku rozliczeniowego)

Zwrot wydatków na zakup kasy fiskalnej?

Tak, jest możliwy. Jednak tylko części (do 90% ceny netto kasy) i w kwocie nie większej niż 700 zł.

Kasy ERC (Electronic Cash Register)

Mają znikome możliwości rozbudowy o dodatkowe oprogramowanie czy podzespoły. W pamięci dostępne są tylko aplikacje zainstalowane przez producenta urządzenia. Obudowa jest zaplombowana – otworzyć ją może jedynie specjalistyczny serwis.

Posiadają możliwość podłączenia wielu urządzeń peryferyjnych, np. komputera (nie ma jednak możliwości sterowania poszczególnymi urządzeniami w zestawie z pozycji komputera).

Przenośne (mobilne)

Niewielkie rozmiary oraz waga. Wyposażone w akumulator oraz kilka akcesoriów, np. ładowarkę, pokrowiec. Łatwe w transporcie dlatego wykorzystywane w handlu obwoźnym, na targowiskach, podczas imprez masowych itp. W droższych modelach możemy znaleźć interfejsy RS232 lub USB, które umożliwiają np. podłączenie wagi, czytnika lub komputera.

Przykład: Novitus Nano E

Jednostanowiskowe

Przystosowane do pracy w niedużych sklepach, lokalach gastronomicznych, kioskach ruchu itp. Dysonują różnymi portami komunikacyjnymi, np. RS232, USB, COM, PS2, które umożliwiają komunikację np. z wagą, skanerem kodów, komputerem.

Przykład: Posnet Neo Std EJ

Systemowe

Najbardziej zaawansowane kasy ERC. Przeznaczone do sklepów, marketów, a nawet supermarketów. Przystosowane do pracy z programem magazynowym oraz innymi kasami wpiętymi w system - poprzez Ethernet. Obsługują np. karty rabatowe, lojalnościowe, doładowania telefonów. Dysponują wieloma interfejsami, np. Ethernet, RS232, USB, COM, PS2 do komunikacji ze skanerami, komputerem, wagą itp.

Przykład: Novitus PS 4000 E

Kasy POS (Electronic Point Of Sale)

Kasy POS posiadają na wyposażeniu monitor, jednostkę sterującą (komputer), klawiaturę, drukarkę fiskalną oraz liczne urządzenia peryferyjne, np. czytnik kodów kreskowych, czytników kart magnetycznych, wagę lub terminal płatniczy. Liczbę oraz rodzaj dodatkowych urządzeń możemy dobierać indywidualnie w zależności od potrzeb sprzedawcy.

Przykład kasy POS

Tylko drukarka fiskalna jest zaplombowana i może podlegać kontroli skarbowej - pozostały sprzęt możemy dowolnie wymieniać oraz modyfikować. Warto dodać, iż całość sterowana jest z pozycji komputera. Kasy POS wykorzystywane są w dużych supermarketach i hipermarketach.

Rozmiary rolek

Przede wszystkim należy pamiętać, iż istnieją 3 rodzaje rolek: termiczne, offsetowe, chemiczne. Przy czym praktycznie wszystkie oferowane na rynku kasy wykorzystują rolki termiczne. Rolki offsetowe oraz chemiczne były stosowane w starszych urządzeń igłowych.

Jakimi parametrami charakteryzujemy rolki kasowe? Podając ich szerokość w milimetrach oraz długość w metrach, a także dodatkowo opisując typ rolki, np. 28mm/18m termiczna.

Każda kasa pracuje z ściśle określonym rozmiarem rolki.

Szybkość druku

Czyli jak szybko kasa drukuje paragony. Zwykle parametr ten podawany jest jako ilość linii wydrukowanych w ciągu sekundy. W tańszych kasach parametr ten oscyluje wokół 10 linii / sekundę. W droższych modelach może nawet przekroczyć 40 linii / sekundę.

Baza towarowa PLU (ang. price look-up unit)

Czyli ilość pozycji (nazwa towaru, kod, stawka VAT, cena), które możemy zapisać w pamięci kasy rejestrującej. Wartość tego parametru może być bardzo różna. W kasach przenośnych zwykle między 3 a 7 tys., w jednostanowiskowych do 15 tys., w systemowych do 60 tys., w POS dowolnie duża.

Nazwa towaru

Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów nazwy towarów powinny być precyzyjnie zdefiniowane. Dlatego jeżeli specyfika naszej branży tego wymaga, to powinniśmy poszukiwać kas, które mogą zapisywać w pamięci możliwie długie nazwy towarów – zwykle jest to od 18 do 40 znaków.